La liste d’invités décide de tout le reste. On la fait pourtant en dernier.

Les trois cercles, avant les noms

N’ouvrez pas un tableur pour écrire des noms. Écrivez d’abord trois règles, et faites-les valider par votre partenaire avant d’avoir vu la moindre liste.

• Premier cercle : les gens dont l’absence rendrait la journée triste. Famille proche, témoins, amis de toujours. Si la question « est-ce qu’il ou elle manquerait ? » demande réflexion, ce n’est pas le premier cercle.
• Deuxième cercle : ceux qu’on serait heureux de voir. Cousins, amis réguliers, collègues devenus proches. C’est ce cercle qui fait varier le nombre du simple au double.
• Troisième cercle : ceux qu’on invite pour une raison qui n’est pas l’envie : les obligations professionnelles, les dettes d’invitation, les listes des parents.

La liste finale se décide cercle par cercle, pas nom par nom. Discuter d’un nom, c’est discuter d’une personne, et ça finit mal. Discuter d’un cercle, c’est discuter d’une règle.

Les trois questions qui font exploser le nombre

1. Les plus-uns. Tranchez une règle unique, écrivez-la, et appliquez-la sans exception : par exemple « les couples installés, oui ; les relations récentes, non ». Une règle appliquée à tout le monde se défend ; une exception se raconte, et elle circule.
2. Les enfants. Trois options seulement : tous, aucun, ou uniquement ceux de la famille proche. La deuxième et la troisième demandent une garde sur place ou une adresse de baby-sitter à communiquer, sinon vous perdez les parents à 21 h.
3. Les listes des parents. Donnez-leur un quota, pas une invitation à proposer. « Vous avez quinze places » est une conversation courte. « Dites-nous qui vous voulez inviter » est une conversation qui dure six mois.

Ce qu’il faut collecter, et rien de plus

On raisonne par foyer, pas par personne : un lien, une adresse, une réponse. Pour chaque foyer, six colonnes suffisent :

• Le nom du foyer, et le nom de chaque personne qui le compose.
• Un e-mail ou un numéro, un seul, celui de la personne qui répondra.
• Le cercle (1, 2 ou 3) : c’est lui qui vous servira le jour où il faudra couper.
• Le côté : vous, votre partenaire, ou commun. Utile pour le plan de table, pas pour autre chose.
• Les enfants, avec leur âge. L’âge change la garde, le menu et la table.
• Les régimes et allergies, mais ne les demandez pas maintenant : ils se collectent avec la réponse, pas avant.

Tout le reste (hébergement, navette, cadeau) se remplit tout seul quand les invités répondent. Le collecter à la main maintenant, c’est le collecter deux fois.

Un modèle de liste d’invités au format CSV reprend ces colonnes : vous le remplissez dans votre tableur et vous l’importez, sans ressaisie.

Tenir le nombre quand il monte

Une liste d’invités ne se stabilise jamais toute seule. Deux gestes suffisent à la tenir.

Fixez le plafond avant le lieu, pas après. Une salle se réserve pour un nombre ; si la liste dépasse ce nombre trois mois plus tard, vous ne changez pas de salle, vous coupez dans le deuxième cercle, à un moment où les invitations sont parties. Décidez le plafond en premier, et cherchez le lieu ensuite.

Gardez une liste d’attente, et assumez-la. Les désistements arrivent : chaque « non » libère une place que vous pouvez offrir au deuxième cercle. Ce n’est pas impoli si l’invitation part au bon moment, deux mois avant, personne ne se pose la question.

Une dernière chose : la liste et les réponses doivent vivre au même endroit. Une liste dans un tableur et des réponses dans une boîte mail, ce sont deux vérités qui divergent en trois semaines. Voir comment MON CÉLESTIN tient les deux ensemble.

Questions fréquentes