Personne ne répond aux invitations. C’est normal, et ça se corrige.

Le calendrier qui fonctionne

• 8 à 12 mois avant : le save-the-date. Il ne demande pas de réponse : il bloque la date dans les agendas, surtout pour ceux qui viennent de loin.
• 3 à 4 mois avant : l’invitation avec le lien de réponse. Plus tôt, les gens repoussent ; plus tard, ils ont réservé autre chose.
• 6 semaines avant : la date limite annoncée. Elle doit tomber avant la date où votre traiteur exige le nombre final, avec de la marge pour les relances.
• 10 à 15 jours avant : le nombre définitif au traiteur, selon votre contrat.

Rendre la réponse facile

Chaque étape supplémentaire coûte des réponses. Le pire dispositif reste le carton à renvoyer par la poste : il faut un timbre, une boîte aux lettres et de la mémoire.

• Un lien personnel par foyer, qui s’ouvre sans compte ni application.
• Trois champs au maximum : présence, nombre de personnes, régime alimentaire.
• Une question utile plutôt qu’une question polie : « où dormez-vous ? » plutôt que « souhaitez-vous une navette ? ».

Et surtout, une réponse modifiable. Un invité qui hésite préfère ne rien dire plutôt que de s’engager sur une réponse définitive.

Trois relances, trois tons

1. Deux semaines avant la date limite : un rappel neutre, court, avec le lien. La plupart des retardataires répondent ici.
2. À la date limite : un message plus direct, qui explique pourquoi : « on donne les chiffres au traiteur vendredi ».
3. Après : un appel ou un message personnel, pas un e-mail. À ce stade, il ne reste que ceux qui ont un vrai empêchement à formuler.

Ne relancez jamais tout le monde : ceux qui ont déjà répondu ne doivent rien recevoir. Une relance envoyée à toute la liste annule l’effet de la précédente.

Ce que vous faites des réponses

Une réponse n’a de valeur que si elle sert ailleurs : le nombre de repas, les régimes, les tables, les navettes, les hébergements. Si vous devez recopier chaque réponse dans quatre endroits, vous le ferez deux semaines plus tard, et les chiffres seront faux.

Dans MON CÉLESTIN, la réponse d’un invité met à jour le décompte, le régime remonte au traiteur, la place se réserve au plan de salle, et la navette se remplit. C’est tout l’intérêt : voir comment fonctionne le RSVP.

Questions fréquentes