Les navettes, c’est le dernier sujet qu’on traite. C’est le premier qui gâche une soirée.

Qui a vraiment besoin d’une navette

Faites le tri avant de demander un devis. Trois groupes, et un seul est vraiment obligatoire.

• Ceux qui dorment sur place : aucun transport nécessaire, sauf si la cérémonie est ailleurs.
• Ceux qui logent dans la même ville : c’est eux qui justifient la navette : un aller le soir, deux ou trois retours échelonnés.
• Ceux qui viennent en voiture pour la journée : ils repartent seuls, mais ce sont eux qui posent problème à 2 h du matin si l’alcool a coulé.

La question à poser dans le RSVP n’est pas « voulez-vous une navette ? » mais « où dormez-vous ? ». La première appelle une réponse polie, la seconde une information exploitable.

Le calcul, en trois lignes

Capacités courantes en France : un van 8 places, un minibus 19 ou 20 places, un autocar 50 à 59 places. Le prix ne suit pas la capacité de façon linéaire : un autocar coûte souvent moins cher que trois minibus.

Exemple concret, pour 70 invités à transporter et un trajet de 20 minutes :

• Aller : un autocar de 59 places plus un minibus, ou deux rotations d’un seul autocar espacées de 45 minutes.
• Retours : trois créneaux : 23 h 30, 1 h 30, fin de soirée. Le premier retour part toujours plus rempli qu’on ne l’imagine, souvent avec les enfants et les grands-parents.
• Marge : prévoyez 10 % de places en plus sur le dernier retour. C’est celui où tout le monde se décide en même temps.

Une rotation, c’est le trajet aller, plus le retour à vide, plus le temps d’embarquement. Pour 20 minutes de route, comptez 50 minutes de cycle, pas 40.

Les horaires qui marchent

Trois règles simples, apprises à force de voir des plannings glisser.

• L’aller part 45 minutes avant le début annoncé, jamais 30. Les invités descendent, saluent, cherchent le bar : l’arrivée réelle s’étale.
• Le premier retour est plus tôt que vous ne le pensez : 23 h ou 23 h 30. Les familles avec enfants attendent ce créneau, et si vous ne le prévoyez pas, elles prennent la voiture.
• Le dernier retour est après la fin réelle, pas après l’heure écrite sur le programme. Si le DJ s’arrête à 3 h, le dernier départ est à 3 h 30.

Les quatre erreurs les plus fréquentes

1. Un seul retour. Vous forcez tout le monde à partir en même temps, y compris ceux qui n’en avaient pas envie, et vous videz la piste d’un coup.
2. Pas de nom sur les places. Sans liste par véhicule, un chauffeur ne peut pas savoir s’il attend encore quelqu’un. Faites-lui une liste, même approximative.
3. Le point de ramassage flou. « Devant l’hôtel » ne suffit pas quand il y a trois hôtels sur la même place. Donnez une adresse exacte et un repère visuel.
4. Personne pour compter. Nommez un témoin ou un proche responsable des navettes, et donnez-lui le numéro du chauffeur. Ce n’est pas votre travail ce soir-là.

Ce qu’il faut écrire aux invités

Trois informations, pas une de plus, dans l’invitation puis rappelées la semaine d’avant : l’adresse exacte du départ, l’heure de départ de l’aller, et les horaires des retours. Ajoutez une phrase qui autorise à changer d’avis : « si vous préférez rentrer plus tôt, prenez le retour de 23 h 30, il y a de la place ».

Le reste, combien de véhicules, quel prestataire, ne les intéresse pas.

Questions fréquentes