Save the date de mariageQuand l'envoyer, à qui, et avec quelles informations

Le Château de Sourdeval, où Roxane et Malo se mariaient onze mois plus tard, n'avait pas encore confirmé l'heure de la cérémonie. Cent soixante cartes allaient partir en Bretagne, en région parisienne et jusqu'au Québec avec un horaire que personne n'avait validé.

Je leur ai demandé de tout enlever sauf quatre lignes. Un save the date n'est pas un faire-part en avance. C'est une réservation de calendrier.

La réponse courte, et le désaccord que j'ai eu avec Hugo

Pour un mariage classique, envoyez le save the date environ huit à douze mois avant. Si beaucoup d'invités doivent prendre l'avion, poser plusieurs jours de congé ou réserver un hébergement dans une zone très demandée, prévenez plutôt douze mois avant. Si vous organisez en moins de huit mois, ne fabriquez pas deux supports : envoyez directement une invitation claire dès que la date et le lieu sont sûrs.

Le bon moment n'est pas une date magique. Il dépend du coût d'organisation que votre mariage impose à vos invités.

Ce sont des repères d'organisation, pas des règles de politesse.

Hugo, le jeune planner que je forme, m'a tenu tête sur ce dossier. « Douze mois, c'est trop tôt. Les gens rangent la carte dans un tiroir, ils ne posent aucun congé, et un an plus tard ils te jurent qu'ils n'ont jamais rien reçu. »

Il n'a pas tort sur les effets. Il se trompe sur la fonction. Un save the date n'est pas fait pour déclencher une action ; il est fait pour empêcher une décision. Empêcher la sœur de Malo de réserver deux semaines au Portugal sur ce week-end-là. Nous nous sommes entendus sur une règle : envoi tôt pour les invités lointains, puis rappel court six mois avant, avec le lien du site.

Quatre informations suffisent

Un bon save the date répond à quatre questions : qui se marie, quel jour, dans quelle zone, et est-ce que je dois bloquer plus d'une journée ?

Écrivez les deux prénoms, la date complète, la ville ou la région et, si c'est déjà décidé, « week-end de mariage » avec la plage de dates. Ajoutez éventuellement l'adresse de votre site de mariage si celui-ci contient déjà des informations fiables.

N'ajoutez pas un horaire qui peut encore changer. N'annoncez pas une navette non réservée. Ne publiez pas des hôtels dont vous n'avez pas vérifié les disponibilités. L'information prématurée est plus dangereuse que l'information manquante : elle oblige à corriger, et une correction se remarque toujours plus que le silence.

J'ai longtemps voulu être exhaustive. J'avais tort. Plus un save the date contient de détails, plus les invités le prennent pour l'information définitive, et moins ils lisent ce qui arrive après. Une année, j'ai laissé partir une carte avec un hôtel « recommandé » qui a fermé six mois plus tard. Onze foyers ont réservé ailleurs sans prévenir, et j'ai découvert la veille du mariage que ma navette desservait un bâtiment vide.

À qui l'envoyer

À toutes les personnes dont vous êtes raisonnablement certains qu'elles seront invitées. Pas aux « peut-être ».

C'est le point délicat. Une fois qu'une personne a reçu « réservez la date », il devient très difficile de lui expliquer six mois plus tard que la liste a changé. Si votre capacité n'est pas stabilisée, finissez d'abord votre liste d'invités.

Pour les foyers, soyez précis. « Iris et Noé » ne veut pas dire « Iris, Noé et les trois enfants ». Si la question des enfants n'est pas tranchée, ne laissez pas le design trancher à votre place. Même principe pour les accompagnants : un save the date envoyé à une personne seule ne crée pas mécaniquement un +1.

Papier, email ou message : le canal compte moins que la réception

Le papier est beau et garde une valeur affective. Le numérique est immédiat et bien plus simple à mettre à jour. Aucune raison d'opposer les deux : Roxane et Malo ont fait une carte imprimée pour les grands-parents et les témoins, un envoi numérique nominatif pour les autres foyers. Contenu strictement identique.

Ce qu'il faut éviter, c'est l'information éclatée : une date sur un réseau social, une autre dans un groupe de messagerie, le lieu annoncé oralement à certains. Une liste centralisée évite aussi d'oublier le nouveau compagnon d'une cousine ou une adresse devenue obsolète.

Chez moi, l'envoi part depuis la fiche invité dans Célestin, et c'est ce qu'un tableur ne sait pas faire : là-bas, l'envoi et la réponse vivent dans deux colonnes qui ne se parlent pas, et six mois plus tard quelqu'un fabrique une deuxième liste « pour le RSVP ». Ici, je vois par invité ce qui est parti, quand, sur quel canal, donc je sais qui relancer sans harceler ceux qui ont déjà répondu.

Et le RSVP, alors ?

Le save the date n'est pas le bon moment pour demander une réponse définitive. Un invité peut savoir qu'il veut venir sans connaître onze mois à l'avance son planning professionnel ou le prix de ses billets.

Vous pouvez en revanche demander une indication quand elle change une décision importante : « pensez-vous venir depuis l'étranger ? », « aurez-vous probablement besoin d'un hébergement ? ». Présentez-la comme provisoire, en toutes lettres.

Le vrai RSVP arrive avec l'invitation, avec une date limite claire. Quand les réponses tarderont, et elles tarderont, la mécanique des relances est expliquée dans RSVP de mariage : pourquoi certains invités ne répondent pas.

Le détail auquel on ne pense pas

Avant d'envoyer, regardez votre calendrier comme un invité. Votre date tombe-t-elle pendant un pont ? Une grande période de vacances ? Un week-end où les chambres de la région partent très tôt ? La cérémonie commence-t-elle si tôt que les invités devront arriver la veille ?

C'est cela qui décide du timing, plus que la tradition.

Et si vous annoncez un week-end entier, dites immédiatement quelle partie est indispensable. « Du vendredi au dimanche » peut faire croire qu'une présence de trois jours est attendue. « Cérémonie samedi ; accueil facultatif vendredi soir » est beaucoup plus doux pour les congés et pour les budgets.

Avant d'appuyer sur envoyer

Vérifiez cinq choses :

• la date est définitivement sécurisée ;
• la ville ou la zone est certaine ;
• les destinataires sont réellement invités ;
• aucune information provisoire n'est présentée comme définitive ;
• une personne qui découvre le message sans contexte comprend immédiatement ce qu'elle doit faire.

Roxane et Malo ont envoyé leurs quatre lignes le jeudi suivant, onze mois avant. Le lieu a confirmé l'heure de cérémonie quatre mois plus tard, et personne n'a eu à corriger quoi que ce soit. Sur cent soixante invités, six seulement ont posé une question avant le faire-part, toutes sur l'hébergement. Le samedi du mariage, les cousins québécois étaient là, congés posés depuis l'automne précédent.

Le reste viendra plus tard, avec le faire-part et sur votre site. Faire tenir ces trois étapes sur une seule liste d'invités, sans rien recopier, c'est le travail que Célestin fait à votre place.

Donnez à vos invités les bonnes informations au bon moment, puis laissez-leur de l'air. Un week-end heureux a aussi besoin de moments non organisés.