RSVP de mariagePourquoi certains invités ne répondent pas

Voilà le vrai sujet. Le non-répondant n'est pas un ingrat : c'est quelqu'un qui a lu votre invitation dans le métro, en cuisinant, entre deux réunions, et qui a remis à plus tard un geste qu'il ne reverra jamais passer. On ne traite donc pas ce problème par la morale, mais par la mécanique.

Les cinq raisons du silence (et une seule est vexante)

Quand je rappelle moi-même les silencieux, j'entends les mêmes cinq choses.

La première, de loin la plus fréquente : ils ont oublié. Le faire-part est sur le frigo ; ils le voient tous les jours et ne le voient plus.

La deuxième : ils ne savent pas encore. Ils attendent de savoir s'ils auront le week-end, si le grand aura son examen, si la voiture tiendra. Répondre « oui » leur semble un engagement intenable, alors ils ne répondent rien. C'est là que se cache une bonne partie de vos trente-deux.

La troisième : ils ne savent pas comment répondre. Le lien ne marchait pas sur leur téléphone, ils attendaient que leur fille les aide.

La quatrième : ils ne savent pas qui est invité. « Est-ce que ça inclut les enfants ? Est-ce que Basile est invité aussi ? » Ils n'osent pas demander, alors ils se taisent. La faute en revient presque toujours à l'enveloppe : la règle des plus-uns se décide avant l'impression.

La cinquième, seulement : ils ne viendront pas et redoutent de vous décevoir. Celle-là se règle autrement : en leur donnant une façon de dire non qui ne coûte rien.

Aucune de ces cinq raisons ne se répare avec un message qui commence par « nous n'avons toujours pas reçu ta réponse ».

Le calendrier de relance qui fonctionne

Trois relances, pas plus, espacées, avec un ton qui change à chaque fois.

La première relance est collective et se formule comme un service rendu, pas comme un rappel à l'ordre : « Petit rappel avant qu'on donne les chiffres au traiteur : si vous n'avez pas répondu, c'est ici, ça prend deux minutes. Et si vous ne pouvez pas venir, dites-le-nous aussi, on comprendra. » Cette dernière phrase récupère à elle seule une dizaine de réponses : les gens taisent surtout les refus.

La deuxième est individuelle : un prénom, une phrase humaine, une réponse possible en un mot. « Adeline, on boucle le plan de table cette semaine : tu es des nôtres le 13 ? Un oui ou un non me suffit, aucun souci si c'est non. » On répond à ça en quatre secondes, ce qui est exactement le but.

La troisième est un appel, et c'est celle que personne ne veut passer. Faites-la faire par quelqu'un d'autre : vos témoins, vos parents, votre frère. Découpez la liste en trois, donnez à chacun huit noms et un texte de trois lignes. Valentine et Corentin ont bouclé leurs derniers silencieux comme ça, un mardi soir, avec les deux témoins et une bouteille de crémant. Une heure et demie, liste close.

La date butoir est un outil, pas une date

La chose la plus utile de cet article tient en une ligne : votre date butoir affichée n'est pas votre vraie date butoir.

Le traiteur veut un premier compte à J-30, puis le chiffre définitif à J-10, régimes et allergies compris. Votre plan de table demande une semaine. Vous devez donc connaître vos chiffres à J-30, ce qui veut dire annoncer une butoir à J-60.

Sylvie, la traiteure avec qui je travaille, trouve que je suis encore trop généreuse : « Ton J-60, c'est joli sur le papier. Moi je commande mes produits frais dix jours avant, et un couvert ajouté le mercredi, je le paie au prix fort. » Elle exagère à peine. Demandez à votre traiteur ses dates à lui, écrivez-les, et construisez votre calendrier là-dessus.

Ces trente jours de matelas ne sont pas de la manipulation, c'est du réalisme : ils absorbent les trois relances, le cousin qui découvre deux mariages le même jour, la grand-mère hospitalisée et les quatre personnes qui disent oui puis non.

Une butoir à J-60 sur un faire-part parti à J-5 mois laisse trois mois pour répondre : bien plus qu'il n'en faut, puisque les gens répondent dans les huit jours ou dans les trois mois, jamais entre les deux. Et si votre butoir n'est pas écrite noir sur blanc sur le carton, relisez ce qui doit figurer sur un faire-part avant d'accuser vos invités.

Le tableau de bord des réponses

Ce qui rend cette période éprouvante, ce n'est pas le nombre de relances : c'est de ne pas savoir où on en est. Une réponse par SMS, deux par téléphone à votre mère, un coupon papier, quinze par formulaire, et personne ne sait dire si l'oncle Bernard vient avec sa femme.

Il faut donc un seul endroit qui porte trois colonnes vivantes : qui a dit oui, qui a dit non, qui n'a rien dit. Chez mes couples, c'est la liste d'invités dans Célestin, avec les RSVP en ligne : chaque invité renseigne lui-même sa réponse, son régime et son besoin d'hébergement, et les relances partent vers ceux qui n'ont rien coché. La valeur n'est pas dans l'automatisation, elle est dans ce qu'elle vous enlève. Vous ouvrez, vous regardez la colonne des silencieux, elle rétrécit.

Sans outil, faites-le à la main : un tableau, trois colonnes, une date de dernière relance en face de chaque nom. Ce que vous ne voyez pas, vous ne pourrez pas clore.

Les cas particuliers qui reviennent chaque fois

Quatre situations que je rencontre sur presque tous les dossiers.

• Le « oui » qui devient « non » à J-8. Ça arrive, toujours. Demandez à votre traiteur, par écrit et dès la signature, jusqu'à quelle date le nombre peut baisser et de combien. Beaucoup acceptent une marge à J-7 ; les autres doivent vous le dire clairement.
• Le « non » qui devient « oui » à J-4. Plus délicat : ça touche le plan de table et le repas. Ma règle : on accepte si le couvert s'ajoute à une table existante, on refuse poliment s'il faut en créer une. « Tout est bouclé chez le traiteur : viens au vin d'honneur ! » est parfaitement acceptable.
• L'invité qui répond pour trois personnes non invitées. Ne laissez pas passer, et ne répondez pas par écrit. Appelez : « On est limités par la salle, on a dû s'arrêter à 160, on ne peut vraiment pas. » Le malaise dure trente secondes ; l'ambiguïté durerait six mois.
• Les familles nombreuses qui répondent « on verra ». Rappelez-les à trois semaines de la butoir : « vous venez à combien si tout va bien, et à combien si ça se complique ? » Notez le chiffre bas. C'est presque toujours celui qui se réalise.

Après la clôture, d'autres règles s'appliquent : les désistements de dernière minute se gèrent au téléphone, pas dans un tableur.

Ce qu'il faut retenir

Trois phrases, et vous pouvez fermer.

Le silence de vos invités ne dit rien de leur affection pour vous ; il dit qu'ils ont lu votre message au mauvais moment.

Une relance qui autorise le refus rapporte plus qu'une relance qui insiste.

Votre vraie date limite, c'est celle du traiteur : construisez tout à rebours de celle-là, et gardez-vous trente jours de marge.

Une dernière chose : profitez de ces relances pour récolter les régimes et les allergies tant que les gens vous répondent. Et si vous ne voulez plus jamais compter à la main, laissez-les remplir eux-mêmes leur réponse dans Célestin. Le soir où la colonne des silencieux passera sous cinq, vous comprendrez pourquoi j'insiste.